در اجرای بند ۵ ماده ۴۲ اساسنامه اتاق مشترک بازرگانی ایران و عراق، کمیسیون های تخصصی اتاق مشترک بر اساس ترتیبات ذیل تشکیل و اداره خواهند شد .

ماده ۱- در این آئین نامه از کلمات و عبارات اختصاری زیر استفاده می شود :

• اتاق مشترک به جای اتاق مشترک بازرگانی ایران و عراق
• هیأت مدیره به جای هیأت مدیره اتاق مشترک بازرگانی ایران و عراق
• کمیسیون به جای کمیسیون تخصصی اتاق مشترک بازرگانی ایران و عراق

ماده ۲- کمیسیون ها هسته های تخصصی اتاق هستند که مورد مشورت هیأت مدیره قرار می گیرند و محیط کسب و کار را در حوزه تخصصی خود پایش و گزارش ها و پیشنهادهای خود را به مرجع فوق ارائه می کنند . هیأت مدیره پس از اخذ نظر کمیسیون ها ، بیانیه مأموریت آنها را تدوین و ابلاغ می کند .

تبصره ۱: ایجاد یا انحلال هر کمیسیون با پیشنهاد حداقل ده نفر از اعضای اتاق مشترک یا دو نفر از اعضای هیأت مدیره و تصویب هیأت مدیره انجام می شود .

تبصره ۲: ایجاد، انحلال، تعلیق فعالیت، ترمیم اعضای کمیسیون و یا عزل هیأت رئیسه کمیسیون‌هایی که فاقد عملکرد قابل دفاع در ارزیابی سالیانه موضوع ماده ۲۱ این آئین نامه می باشند بر اساس مصوبه هیأت مدیره وفق مفاد این ماده و ماده ۲۱ انجام می پذیرد.

ماده ۳ – کمیسیون ها از ترکیب حداقل هفت عضو و حداکثر پنجاه عضو از میان اعضاء اتاق مشترک تشکیل می شود. هر یک از اعضاء می توانند حداکثر در دو کمیسیون عضویت داشته باشند .

تبصره ۱ – جابجایی اعضاء از یک کمیسیون به کمیسیون دیگر به شرط موافقت هیأت مدیره و از اکثریت نیفتادن کمیسیون اول بلامانع است .

تبصره ۲ – عضویت در کمیسیون ها برای اعضاء هیأت مدیره اختیاری است .

ماده ۴- هیأت مدیره می تواند با توجه به اولویت های تعیین شده توسط عضو ، نسبت به جابجایی و تنظیم اعضاء کمیسیون ها اقدام نماید .

اسامی نهایی اعضای کمیسیون ها حداقل یک هفته پیش از روز انتخابات هیأت رئیسه کمیسیون ها در تارنمای اتاق قرار خواهد گرفت .

ماده ۵ – کلیه کمیسیون ها با دعوت رئیس اتاق اولین جلسه خود را تشکیل می دهند و با حضور اکثریت مطلق (نصف +۱) اعضاء رسمیت می یابد . اگر اولین جلسه کمیسیون رسمیت پیدا نکرد ، دعوت مجدد از جانب رئیس اتاق به عمل خواهد آمد و جلسه با اکثریت مطلق اعضاء رسمیت می یابد .درصورت عدم حصول اکثریت در دو جلسه مزبور موضوع برای بررسی و تصمیم گیری به هیأت مدیره ارجاع می گردد. در اولین جلسه رسمی کمیسیون، اعضاء حاضر با رأی کتبی، از میان خود یک نفر را به عنوان رئیس و دونفر را به عنوان نواب رئیس و یک نفر دبیر از بین اعضای کمیسیون برای مدت ۲ سال انتخاب می کنند. ریاست جلسات انتخابات هیأت رئیسه کمیسیون ها به عهده یکی از اعضای هیأت مدیره خواهد بود که توسط رئیس برای این کار مأمور می شود. انتخابات داخلی کمیسیون ها پس از دو سال دوباره برگزار می شود.

تبصره۱- اعضای کمیسیون ها می توانند ظرف ۷ روز پس از انتخابات، اعتراض کتبی خود را به هیأت مدیره تسلیم نمایند. هیأت مدیره موظف است ظرف مدت ۱۵ روز پس از اتمام مهلت مزبور به اعتراضات رسیدگی و تصمیم گیری کند.

تبصره ۲- چنانچه قبل از مدت ۲ سال دوره فعالیت کمیسیون دوره هیئت مدیره اتاق به پایان برسد و مجمع عمومی عادی برگزار و هیئت مدیره جدید منتخب گردد دوره فعالیت کمیسیون‌ها ولو کمتر از دو سال خاتمه یافته و مجدداً در اولین جلسه کمیسیون انتخابات هیئت رئیسه کمیسیون وفق تشریفات این ماده مجدداً برگزار میگردد.

ماده ۶- در صورت فوت، استعفاء و یا هر عذر غیرموجهی با تشخیص هیات مدیره، که بیش از ۳ ماه متوالی باعث غیبت رئیس یا نائب رئیس کمیسیون شود، کمیسیون در اولین جلسه بعد از وقوع رویداد، جانشین آن ها را با رعایت ماده ۵ انتخاب خواهد کرد. همچنین هرگاه نصف به علاوه یک از اعضای یک کمیسیون به صورت کتبی تجدید انتخابات هیأت رئیسه کمیسیون خود را از هیأت مدیره درخواست کنند، هیأت مدیره موظف است نسبت به برگزاری انتخابات با رعایت ماده ۵ این آئین نامه اقدام کند.

ماده ۷- در صورتی که در اثر غیبت اعضا و یا تقاضای اعضای هر کمیسیون برای تغییر کمیسیون مورد نظر خود اعضای کمیسیونی به کم تر از ۷ نفر تقلیل پیدا کند، هیأت مدیره موظف است برای ترمیم تعداد اعضاء یا انحلال آن کمیسیون تصمیم بگیرد.

ماده ۸- در غیاب رئیس کمیسیون، ریاست جلسات با یکی از نواب رئیس به ترتیب سمت خواهد بود.

ماده ۹- هریک از کمیسیون ها حداقل یک بار در ماه تشکیل جلسه خواهند داد. در صورت لزوم بنا به دعوت رئیس یا درخواست یک سوم از اعضاء کمیسیون، جلسه فوق العاده تشکیل خواهد شد.

ماده ۱۰ – جلسات کمیسیون ها حداقل با حضور یک سوم از اعضاء و یکی از اعضاء هیأت رئیسه کمیسیون منوط به اینکه تعداد حاضرین واجد حق رأی از ۴ نفر کمتر نباشد رسمیت خواهد یافت. در مواقعی که انتخاب یا تجدید انتخاب هیأت رئیسه در دستور کار باشد، بر اساس ماده ۵ این آئین نامه عمل خواهد شد. تصمیمات هر کمیسیون با رأی موافق اکثریت نسبی حاضرین در جلسه معتبر خواهد بود.

ماده ۱۱- رئیس کمیسیون می تواند در صورت لزوم از مقامات دولتی، کارشناسان معتبر و یا سایر اعضای اتاق و غیر عضو کمیسیون به منظور ارائه اطلاعات و نظر کارشناسی از طریق رئیس ویا دبیرکل اتاق برای حضور در کمیسیون دعوت کند همچنین اعضای هیأت مدیره نیز می توانند پس از هماهنگی با رئیس کمیسیون و بدون حق رأی در جلسات کمیسیون ها شرکت کنند.

ماده ۱۲- اگر هریک از اعضاء کمیسیون در طول یک سال بدون عذر موجه و موافقت قبلی رئیس کمیسیون، در ۳ جلسه متوالی یا ۶ جلسه غیرمتوالی غیبت داشته باشد این موضوع توسط رئیس کمیسیون از طریق دبیرخانه به رئیس اتاق گزارش می شود تا هیات مدیره در این خصوص تصمیم گیری نماید.

ماده ۱۳- یرای انجام هماهنگی میان دبیران کمیسیون ها و پیگیری امور اداری کمیسیون ها دبیرخانه کمیسیون ها زیر نظر دبیرکل اتاق مشترک تشکیل می شود. منشی کمیسیون با حکم دبیرکل منصوب می شود و زیر نظر او و در تعامل با دبیر کمیسیون انجام وظیفه خواهد کرد. وظایف دبیرخانه(دبیر و منشی کمیسیون) عبارت است از:

• پیگیری کلیه تصمیمات کمیسیون ها
• انجام همه امور اداری و اجرایی کمیسیون ها و ایجاد هماهنگی بین کمیسیون ها
• ارجاع طرح ها، لوایح، پیشنهادها و گزارش ها به کمیسیون ها بر اساس نظر هیأت مدیره
• انجام هماهنگی های لازم برای برگزاری جلسات کمیسیونها
• اطلاع رسانی موضوعات لازم به کمیسیونها
• سایر امور مرتبط با کمیسیون ها که به پیگیری و هماهنگی با واحدهای اتاق مشترک نیاز دارد

ماده ۱۴- دبیر کمیسیون ها وظیفه هماهنگی، پشتیبانی، تنظیم جلسات، تهیه دعوتنامه ها، صورتجلسات، مکاتبات، بایگانی ، تدارکات و تهیه آمار و اطلاعات مورد نیاز کمیسیون و پایش جدول زمانی برنامه ها و پروژه های کمیسیون را از طریق منشی کمیسیون به عهده دارد و امور محوله را با هماهنگی دبیرخانه امور کمیسیون‌ها پیگیری خواهد کرد.

ماده ۱۵- کمیسیون می تواند برای به کارگیری یک مشاور تخصصی از خارج اتاق، به طور پاره وقت حداکثر برای یک سال اقدام کند. مشاور تخصصی کمیسیون با تصویب کمیسیون انتخاب می گردد و با حکم دبیرکل اتاق منصوب می شود برای تجدید انتخاب مشاور تخصصی باید مجدداً روال مندرج در صدر این ماده رعایت شود. مشاور تخصصی باید در حوزه مأموریت کمیسیون دارای تجربه کاری و وجهه کارشناسی در سطح ملی باشد.

تبصره: در صورتیکه انتخاب مشاور تخصصی مستلزم صرف هزینه برای اتاق باشد انتخاب ایشان باید به تأیید هیأت مدیره اتاق برسد.

ماده ۱۶ – دبیر کمیسیون موظف است فهرست حضور و غیاب اعضای کمیسیون را تهیه کند و پس از امضای رئیس کمیسیون آن را به دبیرخانه تحویل دهد. دبیرکل اتاق می‌تواند نسبت به قرارگیری منظم آمار و اطلاعات مربوطه در تارنمای اتاق اقدام نماید.

تبصره: لیست حضور و غیاب کلیه کمیسیون ها با امضای رئیس کمیسیون هر ۶ ماه یکبار از طریق دبیرخانه به هیأت مدیره اتاق ارسال می گردد.

ماده ۱۷- مکاتبات کمیسیون ها با خارج از اتاق مشترک تنها باید از طریق دبیرخانه، با امضاء دبیرکل اتاق و روی سربرگ اتاق انجام شود.در خصوص دعوت از میهمانان خارج از اتاق تا سطح معاون وزرا رئیس اتاق مشترک نسبت به امضاء دعوتنامه و ارسال آن از طریق دبیرخانه اتاق اقدام می‌نماید.

تبصره: رئیس اتاق می‌تواند امضای این مکاتبات را به دبیرکل و یا هریک از اعضای هیأت مدیره تفویض نماید.

ماده ۱۸- در صورتی که کمیسیون درباره یکی از موضوعات حیطه مأموریت خود به پژوهشی نیاز داشته باشد، میتواند آن را از طریق دبیرخانه اعلام نماید. دبیرخانه موظف است پس از اخذ شرح خدمات پژوهش مورد نظر از کمیسیون، گزارش لازم را در خصوص انجام پژوهش توسط کارشناس یا هیأت مدیره و یا برون سپاری به اشخاص حقوقی در چارچوب مقررات و بودجه اتاق تهیه کند. هیأت مدیره موظف است حداکثر ظرف مدت یک ماه گزارش نحوه اقدام خود را از طریق دبیرخانه به کمیسیون اطلاع دهد.

تبصره- در صورتی که هیأت رئیسه کمیسیون پژوهش گر یا پژوهش گرانی را مناسب انجام کار تشخیص دهد می تواند به دبیرکل پیشنهاد نماید.

ماده ۱۹- کمیسیون ها گزارش های خود را پس از طی گردش کار مطابق با دستورالعمل مربوطه با امضای رئیس کمیسیون از طریق دبیرخانه به هیات مدیره اتاق مشترک منعکس می کنند.

ماده ۲۰- برای ایجاد هماهنگی، تبادل افکار برای تقویت کمیسیون ها و بررسی موضوعات مهم حوزه کاری کمیسیون ها، شورای رؤسای کمیسیون ها و در غیاب ایشان یکی از نواب رئیس کمیسیون، هرماه با رئیس اتاق و یکی از اعضای هیأت رئیسه، که هیأت مدیره مسئولیت نظارت راهبردی کمیسیون ها را به وی محول کرده است، برگزار می شود. در غیبت رئیس اتاق یا عضو مسئول هیأت رئیسه یکی دیگر از اعضای هیأت رئیسه به نیابت در جلسه حضور خواهد یافت. دبیری این جلسات با دبیرکل است.

ماده ۲۱- رئیس کمیسیون موظف است هر ۳ ماه یک بار گزارش فعالیت کمیسیون خود را که به تایید هیأت رئیسه کمیسیون رسیده است، از طریق دبیرخانه به هیأت مدیره ارسال کند. هیأت مدیره اتاق هر سال یک بار با استفاده از روش های استاندارد مصوب، عملکرد کمیسیون ها را ارزیابی می کند و نتیجه را در صورت صلاحدید در سایت اتاق اعلام می کند و هیات مدیره در صورت نیاز اقدامات لازم را برای بهبود عملکرد کمیسیون وفق مفاد این آئین نامه و یا مصوبات بعدی خود در اجرای تبصره ذیل ماده ۲ انجام دهد.

ماده ۲۲- کمیسیون ها می توانند نظرات خود را از کیفیت همکاری و پیگیری واحدهای اجرایی اتاق در رابطه با موضوعات خود کتباً از طریق دبیرکل به هیأت مدیره منعکس کنند.هیأت مدیره موضوع را پیگیری می کند و نتیجه را به کمیسیون مربوطه منعکس می نماید.