بخش اول- کلیات

ماده ۱- اتاق مشترک بازرگانی ایران و عراق که در این اساسنامه اتاق مشترک نامیده می­شود باستناد بندهای “د” و “ن” ماده ۵ قانون اتاق بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی جمهوری اسلامی ایران مصوب ۱۳۶۹/۱۲/۱۵  با اصلاحی ۱۳۷۳/۰۹/۱۵ و آیین نامه تشکیل و نظارت اتاق های مشترک بازرگانی، صنایع ، معادن و کشاورزی به موجب پروانه فعالیت شماره ص/۱۴/۹۹۰۰ مورخ ۱۳۹۹/۱۰/۱۰ طبق این اساسنامه تاسیس می گردد.

ماده ۲-  اتاق مشترک یک تشکل ملی، غیرانتفاعی، غیردولتی ثبت شده در اتاق ایران با ماموریت توسعه فعالیت اقتصادی با کشور عراق می باشد که واجد شخصیت حقوقی مستقل است اما از حیث سیاست ها و مقررات تابع  اتاق ایران می باشد.

ماده ۳- اتاق مشترک دارای تابعیت ایرانی است و مکاتبات و محاورات، مهر، سربرگ­ها و سایت اطلاع­رسانی آن به زبان فارسی و عنداللزوم به زبان انگلیسی و یاعربی خواهد بود. اتاق مشترک کلیه قوانین و مقررات کشور ایران را مراعات خواهد نمود.

ماده ۴- دفتر مرکزی اتاق مشترک در تهران واقع است. تغییر محل اتاق مشترک منوط به تصویب هیئت مدیره و اطلاع رسانی به اتاق ایران می باشد. همچنین اتاق مشترک می تواند با کسب موافقت اتاق ایران شعباتی در سایر استان ها تاسیس نماید.

 

بخش دوم – اهداف و وظایف

ماده ۵- اهداف و وظایف اتاق مشترک به شرح ذیل می باشد:

۱-۵- کوشش در جهت گسترش ارتباطات و مراودات صاحبان صنایع و بازرگانان ایرانی و کشور مقابل در زمینه تجارت، صنعت، خدمات، کشاورزی، معدن و سایر امور مربوطه.

۲-۵- مطالعه و بررسی بمنظور فراهم آوردن زمینه‌های لازم برای سرمایه‌گذاری­های صنعتی و بازرگانی و معدنی و کشاورزی در دو کشور.

۳-۵- جمع آوری و ارزیابی اطلاعات آماری و سایر مطالب سودمند در مورد مسایل بازرگانی- صنعتی و اقتصادی دو کشور و قرار دادن این اطلاعات در اختیار متقاضیان ایرانی و کشور مقابل و همکاری با سازمان­ها و مقامات صلاحیتدار ایران و کشور مقابل به منظور تشویق و توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور

۴-۵- گسترش مبادله هیأت­های نمایندگی و اقتصادی بین دو کشور.

۵-۵- انتشار مجله و کتاب و جزوات و نرم‌افزار ، انتشار بولتن اطلاعاتی در زمینه توسعه روابط اقتصادی بین ایران و کشور مقابل حاوی قوانین و مقررات اقتصادی دو کشور و سایر مطالب مفید و مرتبط  .

۶-۵- مشارکت در برپایی و اداره نمایشگاه‌ها و سایر فعالیت‌های مشابه، در چهارچوب قوانین مربوط و کمک به مؤسسات، سازمان­ها و اشخاص حقیقی و حقوقی ایرانی و کشور مقابل علاقمند به شرکت در نمایشگاه‌های بین المللی که  در ایران و کشور مقابل برگزار می‌شود.

۷-۵- برگزاری گردهمایی‌ها و همایش­ها در زمینه توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور.

۸-۵- همکاری و تشریک مساعی با اتاق‌های متقابل در کشور مقابل. 

۹-۵- کوشش در جهت حل اختلافات ناشی از روابط اقتصادی بین اشخاص حقیقی و حقوقی ایران و کشور مقابل از طریق حکمیت و در صورت عدم توفیق، تشویق طرفین اختلاف به رفع اختلافات از طریق مرکز داوری اتاق ایران.

۱۰-۵- اداره امور اتاق با رعایت مقررات این اساسنامه و با همکاری نزدیک با مقامات رسمی، سازمان­ها و مؤسسات ایرانی و کشور مقابل.

۱۱-۵- انجام سایر اقداماتی که برای نیل به اهداف فوق ضروری است یا به آنها مربوط باشد.

 

بخش سوم – عضویت در اتاق مشترک

ماده ۶- عضویت بر سه نوع است: عادی، ناظر و افتخاری.

اعضا ناظر می توانند از خدمات اتاق مشترک استفاده نمایند اما حق حضور و انشاء  رای در مجامع را ندارند

ماده ۷- شرایط عضویت عادی در اتاق مشترک عبارت است از:

۱-۷- داشتن کارت بازرگانی معتبر یا عضویت معتبر در یکی از اتاق­های بازرگانی و صنایع و معادن و کشاورزی ایران یا اتاق تعاون

۲-۷- پرداخت ورودیه و حق عضویت اتاق مشترک

۳-۷-پذیرش مفاد این اساسنامه و مقررات اتاق ایران

ماده ۸– اشخاص حقیقی یا حقوقی غیر مقیم مشروط بر اینکه از همتای خارجی اتاق مشترک، مستقر در کشور مقابل یا در صورت فقدان و یا عدم دسترسی به آن از یکی از اتاق های بازرگانی کشور مقابل، معرفی نامه اخذ و پس از تایید سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور عراق و یا سفارت کشورعراق در ایران ارایه نمایند می­توانند به عضویت اتاق مشترک درآیند.

ماده ۹- شخصیت­هایی که در تحقق اهداف اتاق و پیشرفت مناسبات اقتصادی ایران و کشور مقابل خدمات فوق‌العاده‌ای انجام داده اند و یا می‌توانند در آینده منشاء خدمات ارزنده‌ای در این مورد باشند، به عضویت افتخاری اتاق دعوت می‌شوند.

ماده ۱۰-اعضای افتخاری بنا به پیشنهاد یکی از اعضای هیأت مدیره و با تصویب هیأت مدیره به عضویت پذیرفته می‌شوند. اعضای افتخاری دارای حق رأی نیستند، اما حق اظهارنظر مشورتی دارند و از پرداخت حق عضویت معاف می‌باشند.

ماده ۱۱-کلیه اعضای عادی دارای حقوق و وظایف یکسان هستند و حق عضویت سالانه خود را در زمان صدور یا تمدید کارت عضویت پرداخت می­نمایند.

ماده ۱۲-هیات مدیره می­تواند به علل زیر به عضویت هریک از اعضاء خاتمه دهد­:

۱-۱۲- عدم تمدید عضویت و خودداری عضو از پرداخت حق عضویت در موعد مقرر پس از دوبار اخطار کتبی که به فاصله ۱۰ روز از طریق دبیرخانه اتاق مشترک باید انجام گیرد.

۲-۱۲- عدم رعایت مقررات اساسنامه و مصوبات مجامع عمومی.

۳-۱۲- عدم تمدید عضویت در اتاق های سراسر کشور.

ماده ۱۳ – در صورت فوت، حجر، محرومیت از حقوق اجتماعی، محرومیت از عضویت اتاق ایران، تعلیق یا ابطال عضویت یا کارت بازرگانی، ورشکستگی، انحلال شخص حقوقی، عضویت در اتاق مشترک نیز خاتمه می­یابد.

ماده ۱۴- در صورت خاتمه عضویت حق عضویت پرداخت شده مسترد نمی­گردد.

 

بخش چهارم – ارکان اتاق مشترک

ماده ۱۵– ارکان اتاق مشترک عبارتند از:

• مجمع عمومی
• هیئت مدیره
• بازرسان

ماده ۱۶ – مجمع عمومی اتاق مشترک به صورت عادی یا فوق­العاده تشکیل می شود.

ماده ۱۷- نحوه برگزاری مجامع عمومی عادی به ترتیب ذیل می باشد:

۱-۱۷- مجمع عمومی عادی حداقل سالی یکبار ظرف مدت چهار ماه پس از پایان سال مالی تشکیل می­شود. مجمع عمومی عادی در صورت لزوم بطور فوق­العاده تشکیل می­شود که در این صورت مجمع عمومی عادی به طور فوق­العاده نامیده می­شود­.

۲-۱۷- حداقل بیست روز و حداکثر چهل روز قبل از تشکیل هر مجمع، دستور کار مجمع، محل، تاریخ و ساعت تشکیل جلسه مجمع باید به طرق ذیل اطلاع رسانی شود:

۱-۲-۱۷- چاپ آگهی در  روزنامه کثیرالانتشار مصوب مجمع عمومی.

۲-۲-۱۷- قراردادن آگهی بر روی وب سایت اتاق مشترک.

۳-۲-۱۷- ارسال درخواست درج آگهی بر روی وب سایت اتاق ایران به امور بین الملل.

۳-۱۷- مجمع عمومی عادی با حضور حداقل نصف بعلاوه یک اعضای عادی رسمیت می یابد. چنانچه در نوبت اول حد نصاب لازم برای رسمیت مجمع تحقق نیابد، مجمع عمومی نوبت دوم حداقل  بیست روز و حداکثر ۴۰ روز بعد از تاریخ مجمع اول با هر تعداد عضو که حضور یابند رسمیت خواهد داشت.  تشریفات اطلاع رسانی نوبت دوّم مشابه نوبت اول می باشد.

۴-۱۷- تصمیمات مجمع عمومی عادی با “اکثریت نسبی” آراء حاضر معتبر و نافذ است. در مجمع عمومی عادی که استماع گزارش عملکرد هیئت مدیره و گزارش بازرسی و حسابرسی مالی در دستور کار مجمع باشد، هیئت مدیره موظف است نسخه مکتوب گزارش های مذکور را قبل از شروع مجمع در اختیار نماینده امور بین الملل و  هر یک از اعضای خود  که درخواست نمایند قرار دهد. 

۵-۱۷- مجمع عمومی را هیات­رئیسه­ای مرکب از یک رئیس و دو ناظر و یک منشی که توسط مجمع انتخاب خواهد شد اداره می­نماید. مجمع می­تواند منشی را از بین اشخاص خارج از اعضای اتاق مشترک انتخاب نماید. منشی صورت مذاکرات و تصمیمات را تنظیم و به امضای هیت رئیسه مجمع و ناظران اتاق ایران خواهند رساند.

۶-۱۷- چنانچه انتخابات هیئت مدیره در دستور کار مجمع عمومی عادی باشد:

۱-۶-۱۷-  نامزدهای هیئت مدیره امکان نامزدی به عنوان رئیس یا نظار مجمع را نخواهند داشت.

۲-۶-۱۷- صرفاً آن دسته از اعضاء عادی که حداقل سه ماه از عضویتشان در اتاق سپری شده باشد از حق رای برخوردار می باشند.

۳-۶-۱۷- صرفاً آن دسته از اعضاء که حداقل یکسال از عضویتشان در اتاق سپری شده باشد امکان نامزدی برای هیئت مدیره خواهند داشت.

۴-۶-۱۷- مرجع رسیدگی و بررسی کلیه شکایات و اختلافات اتاق­های مشترک کمیته­ای متشکل از نماینده امور حقوقی، نماینده امور بین­الملل و یک نفر از اعضای هیات رییسه اتاق ایران و یا یکی از روسای اتاق­های مشترک به معرفی رییس اتاق ایران خواهد بود.

تبصره۱- درخصوص شکایات مربوط به نحوه برگزاری مجامع و انتخابات و رسیدگی به شکایات مشروط به ثبت شکایت ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع در دبیرخانه مرکزی اتاق ایران می­باشد.

تبصره۲- در صورت اعتراض، ظرف مدت یک­ماه مطابق بند(ج) ماده(۹) قانون اتاق ایران مراتب توسط شورای عالی نظارت قابل رسیدگی است.

ماده ۱۸- وظایف  مجمع عمومی عادی شامل موارد ذیل می باشد:

۱-۱۸– استماع و بررسی گزارش هیئت مدیره و گزارش بازرس درباره فعالیت های اتاق مشترک در سال قبل و بررسی ترازنامه و تصویب آن.

۲-۱۸- بررسی و تصویب بودجه سالانه.

۳-۱۸- انتخاب اعضای هیات مدیره از میان اعضای عادی اتاق مشترک.

۴-۱۸- انتخاب بازرس اصلی و بازرس علی البدل

۵-۱۸- انتخاب روزنامه کثیرالانتشار

۶-۱۸- تعیین ورودیه و حق عضویت سالانه اعضاء

۷-۱۸- بررسی و اتخاذ تصمیم در موارد دیگری که در صلاحیت مجمع عمومی عادی است.

ماده ۱۹- نحوه برگزاری مجمع عمومی فوق العاده به ترتیب ذیل می باشد:

۱-۱۹- دعوت مجمع عمومی فوق­العاده بترتیبی که در مورد مجامع عادی مقرر است خواهد بود. عنوان مجمع فوق­العاده بایستی در آگهی­ها درج گردد.

۲-۱۹- مجمع عمومی فوق­العاده در صورتی رسمیت خواهد داشت که حداقل نصف بعلاوه یک اعضاء عادی اتاق مشترک در مجمع حضور داشته باشند و تصمیمات آن در صورتی معتبر خواهد بود که لااقل به تصویب دو سوم اعضاء حاضر در جلسه برسد.

۳-۱۹- در صورت به حد نصاب نرسیدن مجمع عمومی فوق العاده نوبت اول، مجمع نوبت دوم با رعایت تشریفات دعوت نوبت اول با حضور یک سوم اعضاء رسمیت می یابدو تصیمات با تصویب حداقل دوسوم اعضاء عادی حاضر در جلسه معتبر می­باشد. 

 ماده ۲۰-  وظایف مجمع عمومی فوق­العاده به ترتیب ذیل می باشد:

۱-۲۰- اصلاح و تغییر اساسنامه با رعایت ماده(۳۹) آیین­نامه تشکیل و نظارت بر اتاق­ها و کمیته­های مشترک بازرگانی.

تبصره:  اعمال تغییرات در اساسنامه اتاق مشترک بدواً مستلزم هماهنگی با امور حقوقی می باشد.  بدیهی است اتاق ایران می تواند از ثبت تغییرات اساسنامه که خلاف توافق اولیه باشد اجتناب نماید.

 2-20- اتخاذ تصمیم نسبت به انحلال اتاق مشترک و انتخاب هیات تصفیه با تایید اتاق ایران.

ماده ۲۱- ضوابط عمومی حاکم بر مجامع عادی و فوق­العاده به شرح ذیل می­باشد:

۱-۲۱-  مجامع عمومی عادی و فوق­العاده بنا به تصمیم هیات مدیره و یا به درخواست حداقل یک پنجم اعضای دارنده حق رای اتاق مشترک و یا به درخواست بازرس و یا به درخواست و دعوت اتاق ایران طبق ضوابط این اساسنامه تشکیل می­شود­.

ماده۲۲- مصوبات مجامع عمومی و تصمیمات هیات مدیره جهت ثبت و انتشار در روزنامه رسمی در اختیار امور بین الملل اتاق ایران قرار می گیرد.

ماده ۲۳- دبیرخانه اتاق مشترک موظف است فهرست اعضاء معتبر را حداکثر یک هفته قبل از برگزاری مجامع به امور بین الملل اتاق ایران اعلام نماید.

ماده ۲۴- حضور در مجامع عمومی اتاق های مشترک اصالتاٌ ویا صرفاً با وکالت رسمی مجاز است. در خصوص اعضای حقوقی اتاقهای مشترک، هرشخص می­تواند با ارایه معرفی­نامه رسمی شرکت(برروی سربرگ شرکت، ممضی به امضاء صاحبان امضاء مجاز و ممهور به مهر شرکت) در مجمع حضور یابد.

تبصره: هر شخص می­تواند وکالت رسمی(۲) عضو حقیقی و یا نمایندگی (۲) شخص حقوقی جهت حضور در مجامع عمومی را عهده­دار باشد.

۱-۲۴- در صورتی که در مجمع عمومی عادی سالیانه یا مجمع عمومی عادی بطور فوق­العاده عملکرد هیات مدیره یا صورت­های مالی به تصویب مجمع نرسد، هیات مدیره مکلف است ظرف مدت یک­ماه نسبت به برطرف کردن ایرادات اقدام و به مجمع گزارش نماید. در صورت عدم تایید مجدد صورت­های مالی و عملکرد هیات مدیره از سوی مجمع ، مجمع عمومی می­تواند به طور فوق­العاده با دستور انتخابات هیات مدیره برگزار می­شود.

تبصره: در مجامع عمومی عادی که متضمن دستور کار انتخابات هیات مدیره می­باشد. مجمع مذکور می­توانند مشروط به موافقت نض به علاوه یک اعضای حاضر تا سقف(۵۰) درصد کرسی­های هیات مدیره را به داوطلبین خارجی هیات مدیره اختصاص دهد.

 

بخش پنجم – هیات مدیره

ماده۲۵- اتاق مشترک به وسیله هیأت مدیره­ای مرکب از ۹ نفر عضو اصلی و دو نفر عضو علی­البدل که به وسیله مجمع عمومی عادی از بین اعضاء برای مدت ۳ سال انتخاب می­شوند اداره خواهد شد.

ماده ۲۶- داوطلب عضویت در هیأت مدیره موظف است حداقل ده روز قبل از تشکیل مجمع عمومی درخواست کتبی خود را همراه با مدارک موردنیاز به اتاق مشترک تسلیم نماید.

ماده ۲۷- احراز شرایط نامزدها طبق موازین این اساسنامه توسط کمیته ای مرکب از نماینده هیئت مدیره اتاق مشترک و نمایندگان اتاق ایران(امور بین الملل و امور حقوقی) حداقل یک هفته مانده به مجمع عمومی در اتاق ایران تشکیل و نتیجه از طریق اتاق مشترک اطلاع رسانی می گردد.

ماده۲۸- نامزدهای عضویت در هیأت مدیره باید اصالتاً و یا وکالتاً(با وکالت نامه رسمی مبنی بر اجازه قبول نامزدی توسط وکیل) در مجمع حضور یابند.

ماده ۲۹- شخص حقوقی نمی تواند در طول دوره تصدی هیأت مدیره عضو دیگری از هیأت مدیره یا مدیرعامل را جایگزین فرد معرفی شده نماید. در صورت خروج فرد منتخب از هیأت مدیره یا مدیریت عامل شخص حقوقی، عضو علی البدل هیأت مدیره اتاق مشترک جایگزین خواهد گردید.

ماده ۳۰- در صورت استعفاء و یا فوت و یا عزل نصف به اضافه یک اعضای اصلی هیأت مدیره، انتخابات هیأت مدیره از طریق برگزاری مجمع عمومی تجدید خواهد شد.

ماده ۳۱- در صورتیکه یک یا چند نفر از اعضای هیأت مدیره استعفا و یا فوت نمایند یا چنانچه قادر به انجام وظایف خود نباشند، جانشین آنها از میان اعضای علی‌البدل در هیأت مدیره تعیین و برای سمت اعضا مجدداً در هیأت مدیره رأی گیری بعمل خواهد امد.

ماده ۳۲- هیأت مدیره در اولین جلسه­ای که حداکثر ظرف یک هفته بعد از قطعی شدن انتخاب آنها تشکیل  می­شود از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس هیئت مدیره و دونفر را به عنوان نواب رئیس و یک نفر را به عنوان خزانه­دار انتخاب خواهد نمود.

۱-۳۲-هرشخص با رعایت مفاد اساسنامه فقط می­تواند حداکثر ریاست هیات مدیره یک اتاق مشترک را عهده­دار باشد.

ماده ۳۳- اداره جلسات هیأت مدیره با رئیس هیأت مدیره و در غیاب او با نواب رئیس است در صورت غیبت رئیس و نواب رئیس، سایر اعضای هیأت مدیره یک نفر از اعضای حاضر در جلسه را تعیین می­نمایند تا وظایف رئیس را در ارتباط با اداره جلسه انجام دهد.

ماده ۳۴ – حضور بازرس در جلسات هیأت مدیره بدون حق رأی می باشد.

ماده ۳۵- حضور و انجام وظیفه و اعلام رأی در هیأت مدیره قائم به شخص اعضای حقیقی و نمایندگان اشخاص حقوقی عضو هیأت مدیره می­باشد و قابل تفویض به غیر نمی­باشد.

ماده ۳۶- وظایف هیأت مدیره: هیأت مدیره نماینده قانونی اتاق مشترک است و از کلیه اختیارات قانونی جهت اداره امور اتاق مشترک برخوردار است. اهم وظایف و اختیارات هیأت مدیره به شرح زیر است­:

۱-۳۶- پذیرش اعضای  جدید  اتاق مشترک و پایان دادن به عضویت اعضاء صرفاً با رعایت مفاد اساسنامه.

۲-۳۶- تهیه گزارش درباره فعالیت­های اتاق مشترک و تسلیم آن به مجامع عمومی و اتاق ایران.

۳-۳۶- تعیین دبیر اتاق مشترک.

۴-۳۶- تهیه ترازنامه و برآورد بودجه سالیانه و پیشنهاد آن به مجمع عمومی اتاق مشترک همراه گزارش حسابرسی بازرس که باید حداقل یک هفته قبل از تشکیل  مجمع در دسترس اعضای اتاق مشترک قرار گیرد.

۵-۳۶- ایجاد کمیسیون­های مورد احتیاج اتاق مشترک و انتخاب اعضای هر یک و تعیین وظایف اختیارات هر کمیسیون و انتخاب مشاوران بر حسب ضرورت­.

۶-۳۶- طرح  هرگونه دعوی و درخواست در مراجع ذیصلاح قضائی و اداری و انتظامی، دفاع در برابر هر گونه دعوی علیه اتاق مشترک در کلیه مراحل  رسیدگی و با اختیار تام رأساً یا با انتخاب وکیل و یا وکلای دادگستری با حق تفویض تمام و یا قسمتی از اختیارات  مطروحه در مواد ۶۲ و  63 قانون آیین دادرسی مدنی به وکلای منتخب و عنداللزوم عزل وکلای موصوف.

۷-۳۶- ارجاع اختلافات اعضای هیأت مدیره و اعضا با اتاق مشترک به حکمیت اتاق ایران

۸-۳۶-ارجاع دعاوی اتاق مشترک به داوری تعیین داور، صلح حقوق، هبه و گزارش اقدامات فوق به بازرسان.

۹-۳۶- افتتاح هر نوع حساب بانکی اعم از جاری و پس انداز و ثابت در بانک­ها و عنداللزوم اخذ تسهیلات بانکی و عقد قراردادها شامل صلح، هبه و رهن.

۱۰-۳۶- دریافت اعتبار و قبول کمک­های بلاعوض.

۱۱-۳۶- تدوین سیاست­ها و برنامه­های کلان اتاق مشترک و نظارت بر حسن اجرای آنها.

۱۲-۳۶- تعیین نحوه امضاء اسناد و اوراق تعهد آور و انتخاب صاحبان امضای مجاز

۱۳-۳۶-  انجام سایر اموری که وفق موازین این اساسنامه و آیین نامه نحوه تشکیل و نظارت اتاق ها و
کمیته­های مشترک می تواند توسط هیئت مدیره انجام شود.

تبصره:  هیئت مدیره می تواند بخشی از وظایف خود را به دبیر اتاق تفویض نماید.

ماده ۳۷- جلسات هیات مدیره حداقل یک بار در ماه طبق دعوت کتبی رئیس هیات مدیره تشکیل می­شود.

ماده ۳۸- جلسات هیات مدیره با حضور اکثریت اعضا رسمیت خواهد داشت و تصمیمات با اکثریت آراء حاضران اتخاذ می­شود. در صورت تساوی آراء نظر طرفی که رییس هیات مدیره در آن است، ملاک عمل قرار  خواهد گرفت.

ماده ۳۹- در صورت غیبت غیر موجه هر کدام از اعضاء اصلی در ۳ جلسه بطور متوالی یا ۵ جلسه بطور متناوب وی مستعفی از عضویت در هیأت مدیره شناخته می­شود. غیر موجه بودن عدم حضور در جلسه هیات مدیره، باید به تصویب هیئت مدیره اتاق مشترک برسد.

 

بخش ششم – بازرسان

ماده ۴۰- مجمع عمومی عادی سالانه  برای هر  سال مالی از میان اعضای اتاق مشترک یک نفر را بعنوان بازرس اصلی و یک نفر  بازرس علی­البدل انتخاب می­نماید.

ماده۴۱-  بازرس اتاق مشترک موظف است کلیه  اقدامات  و عملیات مالی اتاق مشترک را بررسی و  حداکثر سی روز  بعد از پایان سال مالی جهت طرح و تصویب در مجمع عمومی عادی سالانه به هیات مدیره تسلیم می­کند­.هیات مدیره و دبیر اتاق مشترک موظف است اسناد و مدارک مربوطه را در اختیار بازرس قرار دهد.

ماده ۴۲- در اتاق های مشترک دارای بیش از یکصد عضو، علاوه بر انتخاب بازرس وفق ماده ۴۰، مجمع عمومی باید یک حسابرس از میان اعضاء جامعه حسابداران رسمی انتخاب نمایند. بازرس و حسابرس مزبور هر ساله با تصویب مجمع عمومی انتخاب می گردد. بازرس موظف است علاوه بر ارائه گزارش حسابرس مالی نسبت به بررسی مصوبات و عملکرد هیات مدیره و ارائه گزارش انطباق آن با اساسنامه اتاق  مشترک مربوطه و همچنین ظوابط اتاق ایران اقدام نماید.

بخش هفتم – دبیرخانه

ماده ۴۳- دبیر اتاق مشترک عهده­دار کلیه امور اداری و مالی در حدود مصوبات هیات مدیره است و سرپرستی دبیرخانه را برعهده دارد وکلیه مکاتبات اتاق مشترک از طریق دبیرخانه به عمل می­آید.

ماده ۴۴- دبیر به پیشنهاد رییس هیات مدیره  و تصویب هیات مدیره نصب و عزل می­گردد­. دبیر مجری مصوبات هیات مدیره است و زیر نظر رییس اتاق مشترک فعالیت می­کند.

ماده ۴۵ – اهم وظایف و اختیارات دبیر به شرح ذیل می باشد:

۱-۴۵- تشکیل دبیرخانه و اداره امور آن.

۲-۴۵- استخدام و اخراج کارکنان دبیرخانه با تایید رئیس هیئت مدیره اتاق مشترک.

۳-۴۵- انجام وظیفه به عنوان دبیر در جلسه  هیات مدیره و تهیه صورتجلسات مربوطه.

۴-۴۵- تنظیم گزارش های خبری و تحلیلی به منظور آگاه سازی هیئت مدیره از آخرین وضعیت مناسبات

اقتصادی دو کشور.

۵-۴۵- برقراری ارتباط با سایر تشکل ها و ارگان های دولتی.

۶-۴۵- سازماندهی و برگزاری به موقع مجامع عمومی و جلسات هیئت مدیره.

 

بخش هشتم – امور مالی اتاق مشترک

ماده ۴۶- اتاق مشترک برای انجام وظایف مربوط هزینه­های خود را از منابع زیر تامین می­کند­:

۱-۴۶- ورودیه اعضاء جدید.

۲-۴۶-حق عضویت سالانه اعضا.

۳-۴۶- دریافت اعتبار و قبول کمک­های بلاعوض.

۴-۴۶- وجوهی که بابت ارائه خدمات دریافت می­دارد­.

۵-۴۶- درآمد حاصل از تشکیل نمایشگاه­ها و سمینارها و فعالیت­های ترویجی و آموزشی و انتشاراتی مرتبط با اهداف اتاق مشترک و در چارچوب اساسنامه.

ماده ۴۷- سال مالی اتاق مشترک یک دوره دوازده ماهه است که ازابتدای سال شروع و در پایان سال خاتمه می­یابد­. اولین سال مالی از تاریخ تشکیل اتاق مشترک شروع و در پایان سال خاتمه می­یابد­.

 

بخش نهم – خاتمه فعالیت یا انحلال اتاق مشترک

ماده۴۸- فعالیت اتاق مشترک بنا به تصویب مجمع عمومی فوق العاده و موافقت اتاق ایران و نیز بنابه تصویب اتاق ایران خاتمه می یابد و انحلال آن اعلام می گردد.

ماده ۴۹– با اتخاذ تصمیم در باره انحلال، مجمع عمومی فوق العاده هیاتی مرکب از دو عضو هیات مدیره اتاق مشترک و یک عضو ناظر از امور حقوقی اتاق ایران انتخاب و به آنان ماموریت خواهد داد که به تصفیه امور اتاق مشترک بپردازند. هر گونه مازاد دارایی که ممکن است پس از تصفیه دیون و مطالبات باقی بماند، متعلق به اتاق ایران خواهد بود. در صورت استنکاف مجمع از انتخاب هیات تصفیه ، اتاق ایران راساً هیات مزبور را تعیین می­نماید.

ماده۵۰- اساسنامه حاضر به ضمیمه آیین­نامه تشکیل و نظارت اتاق­های مشترک بازرگانی در شورای عالی نظارت بر اتاق ایران مورد بازنگری و اصلاح قرار گرفت و برای کلیه اتاق­های مشترک از تاریخ تصویب در مجمع عمومی فوق العاده لازم الاجرا می باشد.